Digitaal Samenwerken met Lean

Wil je als team of organisatie ook meer gaan doen met digitaal samenwerken? Of zoek je mogelijkheden voor het op afstand samenwerken met je collega’s? Lees dan onderstaande tekst door en we helpen je graag op weg.

Het op afstand met elkaar samenwerken is tegenwoordig op veel manieren mogelijk en soms wel noodzakelijk. Er zijn veel apps/tools om digitaal samen te werken. Wij van Slimmer Samenwerken Met Lean hebben ervaring met een aantal tools waarvan wij graag onze ervaring delen. Hieronder bespreken we kort een aantal tools. Je ziet dat wij werken met Microsoft en Google tools. De keuze voor deze tools hebben te maken met de voorkeur van de klant. Als een klant al werkt met een bepaald softwarepakket is het logisch om ook deze tools te gebruiken voor het digitaal samenwerken. Voor Microsoft komt dit neer op een Office 365 abonnement. Voor Google komt dit neer op een G-Suite abonnement. Het voordeel van Google is dat het op afstand samenwerken gratis kan voor particulieren, zzp’ers en kleine bedrijven.

Trello en Lean

Trello is een handige tool waarmee je snel en makkelijk digitaal kan samenwerken. Met Trello kan je bijvoorbeeld een Verbeterbord of Kanban bord maken, mensen uitnodigen, jouw bord delen en te laten meelezen. Deze tool gebruiken wij veel in projecten en werkgroepen. Zo kan je samen zien wat de huidige stand is van lopende acties of de planning, mits dit worden bijgehouden. In Trello maak je een verdeling in kolommen, waarin je acties kan aanmaken en bijhouden. Iedereen die je uitnodigt voor je bord kan ook zelf acties aanmaken of gereed melden. Zo kan je bijvoorbeeld kolommen aanmaken voor de Lange en Korte termijn acties en een kolom voor wanneer deze zijn afgerond. Je bent geheel vrij in het aanmaken en benoemen van de kolommen in jouw Trello bord.

Digitaal brainstormen met Lean

Wij merken in de praktijk is dat men toch het liefst met post-its werkt bij het brainstormen. Voor het digitaal brainstormen maken wij gebruik van Microsoft Whiteboard en/of Google Jamboard. Beide tools bieden wat je nodig hebt: digitale post-its om digitaal een groot vel papier vol te plakken met (verbeter)ideeën. Je kan de post-its verschillende kleuren geven om clusters te maken. Het voordeel van deze tools is dat je gezamenlijk in het bestand kan werken en dat je van elkaar de toevoegingen ziet verschijnen. Het voordeel van deze tool is dat je gezamenlijk in het bestand kan werken (in de cloud) en dat je van elkaar de toevoegingen ziet verschijnen. Voor een goede brainstormsessie is het wel vereist om tegelijk ook met elkaar te bellen.

Digitaal proces uitwerken met post-its

Een proces digitaal uitwerken kan vrij makkelijk via een gedeeld document. Hiervoor maken wij gebruik van Microsoft PowerPoint of Google Presentaties (Slides). In deze tools kan je diverse vormen invoegen en de kleuren aanpassen. Wat hierin ook kan is een vorm gebruiken die veel lijkt op een post-it. Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om de meer klassieke vormen te gebruiken die je normaal voor Business Process Modeling (BPM) gebruikt.

Online feedback vragen met formulieren

Voor het online vragen om feedback heeft zowel Microsoft als Google een tool genaamd Forms. Je kan met deze tools snel en makkelijk een enquête formulier maken. Je kan bijvoorbeeld een evaluatieformulier maken voor een training of workshop. Er zijn diverse onderwerpen te bedenken waarbij het handig kan zijn om online de mening van anderen te vragen.

Digitaal stemmen is ook mogelijk met Microsoft Forms of Google Forms. Met een beetje creativiteit kan je deze formulieren ook inzetten om online te stemmen. Bijvoorbeeld als je met je team een keuze moet maken uit een groslijst/longlist met acties. Je kan een online formulier ook gebruiken om digitaal te prioriteren met je team of collega's.

Bellen met je laptop of tablet

Het bellen via internet (met of zonder beeld) doen wij vaak met Skype voor bedrijven. Deze tool werkt goed met groepen tot 10-15 mensen. Andere tools waar wij goede ervaringen mee hebben zijn Zoom en Google Duo. Belangrijk is dat je let op de privacy voorwaarden van jouw bedrijf of klant. Wij vinden dat de tool eigenlijk niet veel verschil maakt. Ze doen allemaal wat ze moeten doen. Wat belangrijk is met online vergaderen is dat iedereen zich strikter houdt aan de “vergaderdisciplines”. Spreek voordat je begint met vergaderen dan ook af wat deze “regels” zijn en spreek af, dat iemand de voorzittersrol voor zijn rekening neemt.
Het voordeel van het bellen met Skype is dat je je beeldscherm kan delen. Het delen van je beeldscherm met Skype werkt alleen als je een Skype-vergadering via Outlook hebt aangemaakt. Zo kan je dus de groep meenemen door een presentatie of een instructie geven van een applicatie.

Projectmatig werken en online vergaderen

Het werken in projecten, in projectteams of werkgroepen wordt volledig ondersteunt in Microsoft Teams, maar ook in Google Hangouts. (Hangouts Meet is voor bedrijven met G-Suite)

Beide tools zijn uitermate geschikt om online te vergaderen en bieden de mogelijkheden voor beeldbellen, beeldscherm delen en een chatfunctie.

Werken in de cloud met Lean

Om het digitaal werken echt “af” te maken is het belangrijk om bestanden te kunnen delen en online te bewerken. Microsoft OneDrive en Google Drive bieden deze ondersteuning. Beide tools doen wat je van ze verwacht, namelijk het werken in de cloud met diverse bestanden. Je kan zo bestanden met elkaar delen zonder dat je steeds bestanden per mail heen en weer hoeft te sturen. Zo werk je in de cloud samen aan één bestand en heb je geen gedoe meer over wie nu de laatste versie beheert. Je kan altijd en overal bij je bestanden mits je over een internetverbinding beschikt.

Wil je meer weten over dit onderwerp?Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je meer leren over welke digitale tool je kan inzetten voor jouw Lean verbeterproject? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen.