Lean Black Belt begeleiding

Een Lean Black Belt expert is in staat om een bedrijf echt naar een hoger niveau te tillen!

Bedrijven zijn succesvol als ze efficiënt, flexibel èn innovatief zijn. Maar daarnaast ook snel kunnen reageren op hun veranderende omgeving. Daarnaast stelt de klant steeds hogere eisen aan kwaliteit en service en een snellere dienstverlening/levering. Om hier aan te kunnen voldoen is het noodzakelijk dat de bedrijfsprocessen gestroomlijnd zijn en dat medewerkers weten wat ze moeten doen. In een organisatie zijn experts nodig die weten hoe en waar de focus op gelegd moet worden om te kunnen blijven voldoen aan de vraag van morgen. Dit komt neer op het werken aan continue optimaliseren van de processen met oog voor de klant.

Wat doet een Lean Black Belt practitioner?

Een Lean Black Belt practitioner is een echte Lean expert, facilitator, projectleider, coach en spin in het web. Doorgaans stuurt een Black Belt meerdere Lean verbeterprojecten aan en is de schakel naar het (hoger) management. Een Black Belt faciliteert Lean trajecten in een organisatie en coacht de Green- en Yellow Belts bij het oppakken van verbeterinitiatieven en experimenten. Het coachen en opleiden van medewerkers is ook een belangrijke taak van een Lean Black Belt professional. Tijdens elk Lean traject is er tijd en aandacht voor de Lean theorie. Hiermee borgt de Black Belt dat alle medewerkers de basis en filosofie van Lean leren kennen.

Hoe ziet een Lean traject er uit?

Een Lean verbeterproject wordt opgeknipt in meerdere deelsessies met een kernteam. Het kernteam wordt samengesteld in overleg met de opdrachtgever en bestaat meestal uit vier tot acht medewerkers. De doorlooptijd van een Lean traject is vaak vier tot tien weken. Deze doorlooptijd is afhankelijk van hoe vaak het kernteam samen komt. Aan te raden is dat het kernteam één keer per week voor één dagdeel samenkomt om te werken aan het Lean verbetertraject.

Hieronder de hoofdstappen van een Lean project:

• Intake met de opdrachtgever(s) in een startgesprek. De proceskeuze en afbakening van het proces afstemmen en het samenstellen van het kernteam. In deze stap vul je het Lean Intake Canvas en het Lean A3 formulier in.
• In de eerste sessie met het kernteam breng je het huidige proces in kaart middels een brown paper workshop.
  • Tijdens de eerste sessie (als er tijd is, anders organiseer je een extra sessie): analyseren van het huidige proces, wat gaat goed en wat kan beter? Probleem analyse door middel van diverse Lean tools op basis van de DMAIC stappen.
• Tweede sessie met het kernteam èn eventueel de klant: op basis van het huidige proces met de klant in gesprek over de klantreis. In deze sessie wordt de klantbeleving in beeld gebracht en worden verbeterpunten opgehaald vanuit de ogen van de klant.
• Derde sessie met het kernteam: in beeld brengen van het droomproces middels oefeningen om vrijer te denken. Door te dromen lukt het beter om out-of-the-box te denken en met vernieuwende ideeën te komen voor het nieuwe proces.
• Vierde sessie met het kernteam: het uitwerken van het nieuwe/realistische proces middels een brown paper workshop. Elementen uit het droomproces kunnen onderdeel uitmaken van het nieuwe/realistische proces.
  • Tijdens de vierde sessie (als er tijd is, anders een extra sessie): het organiseren van een verbeteridee sessie. Nadenken over verbeterpunten vanuit het huidige en nieuwe proces om het proces efficiënter en effectiever te maken. Kortere doorlooptijden, verhogen van klanttevredenheid, etc
  • Onderdeel van deze sessie is om verbeterpunten door middel van dialoog en stemmen te stickeren op een prioriteitenmatrix (of prioriteren met Planning Poker). Als de verbeterpunten op de prioriteitenmatrix zijn opgenomen zijn deze gedragen, geprioriteerd en voorzien van de naam van de eigenaar/trekker.
• Vijfde sessie met het kernteam: een RASCI sessie om de rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden af te stemmen op het nieuwe proces.
• Zesde sessie met het kernteam én eventueel de klant: het afstemmen van verbeterpunten en de prioriteitenmatrix met de klant. Hier kan en mag de klant nog alles van vinden. Prioriteiten en verbeterpunten kunnen nog aangepast worden. Bedenk goed dat klantfocus de drijfveer is achter het continue verbetervermogen van een organisatie!
• Na de zesde sessie kan er begonnen worden met de Agile/Scrum werkwijze en het stapsgewijs implementatie van het nieuwe proces. Wekelijks komt het kernteam bij elkaar om de voortgang van de verbeterpunten te bespreken. De verbeterpunten worden via het Verbeterbord inzichtelijk gemaakt zodat iedereen deze kan inzien en volgen. De wekelijkse meeting is een stand-up van 15 minuten. Idealiter werken de kernteamleden (eventueel in kleine groepjes) gedurende de week aan de verbeterpunten. De stand-up dient als afstemmingsmoment.
  • Het kernteam werkt door middel van experimenten aan de verbeterpunten in de praktijk. Hypotheses worden getoetst in de praktijk en eventueel feitelijk onderbouwd. Bij positieve uitslag van experimenten kan overgegaan worden tot implementatie van het verbeterpunt in de praktijk. Tip: de experimenten kunnen na de eerste sessie al opgestart worden. Je hoeft niet te wachten tot het einde van het Lean traject om te verbeteren.

Zoals je ziet is een Lean verbeterproject niet zomaar een project. Het vereist ijzersterke discipline en doorzettingsvermogen. Een Black Belt begeleider heeft een uitermate goed begrip van alle Lean principes en tools om te komen tot een succesvol resultaat van een Lean project.

Wil je meer weten over dit Lean Black Belt begeleiding of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je zelf je Lean Green Belt of Lean Yellow Belt certificaat behalen? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen.