Voorbereid zijn op de nieuwe Omgevingswet met Lean

Wil je leren hoe je Lean kan toepassen bij de inrichting van de Omgevingswet processen?

In dit blog vertellen we hoe je Lean kan inzetten ter voorbereiding op de wijzigingen van de Omgevingswet. Lean procesoptimalisatie is bij uitstek geschikt om de Omgevingswet processen te stroomlijnen en digitaliseren.

Lees verder als je antwoord wilt op deze vragen:

• Hoe kan Lean helpen bij de voorbereiding op de Omgevingswet?
• Hoe kan RASCI helpen bij het inzichtelijk maken van rollen en verantwoordelijkheden in de Omgevingswet processen?
• Zijn de processen van jouw gemeente Omgevingswet proof?

Of

• Als je op zoek bent naar een stappenplan om Lean toe te passen bij de inrichting van de omgevingswet processen

De achtergrond

De nieuwe Omgevingswet dwingt gemeentes om hun processen aan te passen. Gemeentes hebben veel werk te verzetten om op tijd klaar te zijn voor de nieuwe Omgevingswet. Het belang van goed gestroomlijnde processen waarbij rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn afgestemd zijn cruciaal voor een succesvolle gemeente

De nieuwe Omgevingswet biedt gemeentes ook kansen. Namelijk om de processen efficiënter en effectiever in te richten met kortere doorlooptijden én waarbij de klant centraal staat. Daarnaast is het belangrijk om de onderlinge samenhang van ketenpartners goed af te stemmen omdat dit het besluitvormingsproces ten goede komt.

De nieuwe Omgevingswet onderscheid vijf bedrijfsprocessen op hoofdlijnen. De vijf bedrijfsprocessen welke in GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur) als referentie processen worden beschreven zijn:

• Verkennen en begeleiden initiatief
• Behandelen / melden vergunning
• Toezicht en handhaving
• Wijziging omgevingsplan
• Beleidsproces / wijziging omgevingsvisie

Naast deze bedrijfsprocessen is het belangrijk om de onderliggende deelprocessen ook in te richten en te optimaliseren. Hier kan Lean een uitkomst bieden!

Hoe kan Lean helpen bij de voorbereiding op de Omgevingswet?

Lean staat voor efficiënte en effectieve processen waarbij de klant centraal staat. Maar ook voor een cultuur van continue verbeteren en processen met korte doorlooptijden. Dit is precies het gedachtegoed achter de nieuwe Omgevingswet. Namelijk het reduceren van het aantal wetten, eenduidigheid, transparantie in de processen, duidelijke afspraken met ketenpartners en werken vanuit de klant. Door Lean in te zetten bouw je als gemeente aan een solide basis voor de werkprocessen en een cultuur van continue verbeteren.

Stappenplan Omgevingswet Lean

Door het inzetten van Lean werken medewerkers zelf aan het verbeteren van hun eigen werkprocessen. Een stappenplan op hoofdlijnen voor het inzetten van Lean bij de inrichting van de Omgevingswet processen:

• Stel een kernteam samen met betrokken stakeholders;
• Breng het huidige proces in beeld door middel van een brown paper workshop;
• Analyseer het huidige proces (ist) en bepaal wat goed gaat en wat beter kan;
• Werk gezamenlijk een droomproces uit waarbij alles kan en alles mag. Door het beschrijven van deze dromen lukt het beter om out of the box te denken;
• Werk daarna gezamenlijk een nieuw realistisch proces (soll) uit in een brown paper workshop;
• Verzamel verbeterpunten vanuit de ist en soll situatie om het proces efficiënter en effectiever te maken. Zet deze verbeterpunten in een prioriteitenmatrix. Op de download pagina staat een voorbeeld;
• Experimenteer met het kernteam op een Agile werkwijze (Lean en Scrum) aan de geprioriteerde verbeterpunten;
• Bij positieve experimenten kan overgegaan worden tot implementatie in de praktijk. Werk op deze manier stap voor stap aan de verbeterpunten om te komen tot en nieuw en gedragen proces.

 

• Lees meer over de Agile werkwijze in onze blog over Scrum op kantoor

Wij van SlimLean hebben gezamenlijk meer dan 30 jaar ervaring in gemeentelijke dienstverlening en procesoptimalisatie.

Wij zijn expert in het analyseren, optimaliseren en standaardiseren van processen conform GEMMA. Wij bieden ondersteuning en begeleiden Lean procesverbeteringen. Wij kunnen een stap verder gaan en helpen bij de implementatie van verbetermaatregelen gebaseerd op de nieuwe Omgevingswet.

Hierbij kan je denken aan processen GEMMA proof maken, afgestemd op nieuwe Omgevingswet, procesaudits en evaluaties uitvoeren om de processen te herijken. Wij van SlimLean hebben veel ervaring in het organiseren en begeleiden van deze sessies. Dit kunnen wij zowel fysiek als online verzorgen.

Hoe kan RASCI helpen bij het inzichtelijk maken van rollen en verantwoordelijkheden in de Omgevingswet processen?

Een bekende tool binnen Lean is de RASCI methode. Deze methode maakt het mogelijk processen te analyseren op de rollen en verantwoordelijkheden. Juist bij de Omgevingswet processen waarbij veel gaat wijzigen is het belangrijk de rollen en verantwoordelijkheden goed op elkaar af te stemmen. Wil je meer hierover willen weten?

• Lees onze blog over RASCI rollen.

Wij van SlimLean hebben veel ervaring in het organiseren en begeleiden  van RASCI sessies, Kaizen sessies en digitale procesanalyse sessies.

Wij coachen medewerkers en teams in het beter samenwerken en brengen de onderlinge samenhang en belang van de verschillende rollen (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) van processtappen in beeld.

Zijn de Omgevingswet processen van jouw gemeente al ingericht volgens de eisen van nieuwe wet?

De vier belangrijkste gevolgen van de nieuwe Omgevingswet zijn:

• Het reduceren van het aantal regels voor de leefomgeving. We gaan van 26 verschillende wetten terug naar één integrale wet;
• De introductie van een aantal nieuwe kerninstrumenten, zoals de Omgevingsvisie, het Omgevingsplan en de Omgevingsverordening;
• Betere en integrale samenwerking om tot snellere besluitvorming te komen;
• Een cultuurverandering bij gemeentes. Van strenge handhaving naar faciliteren en meedenken voor burgerinitiatieven.

Het is raadzaam dat gemeentes urgentie creëren en starten met het optimaliseren van processen voor de nieuwe Omgevingswet. Als er niet tijdig wordt gehandeld zijn de gevolgen voor het imago van de gemeente groot.

In onze visie moeten processen voldoen aan de volgende punten om gereed te zijn op de nieuwe Omgevingswet:

• Processen zijn ingericht mét de klant en niet voor de klant, dus niet vanuit de ivoren toren gedacht;
• Intern afgestemd met alle betrokken afdelingen;
• Extern afgestemd met alle betrokken ketenpartners;
• Werken volgens de bedoeling en eisen van de Omgevingswet;
• De medewerkers beschikken over de juiste competenties en vaardigheden. Bijvoorbeeld Lean Yellow Belt opgeleid;
• Data gedreven werken door goede informatievoorziening welke het proces ondersteunt;
• Vanuit de Lean gedachte efficiënt ingerichte processen met korte doorlooptijden en bewerkingstijden;
• Gestroomlijnde processen welke daadwerkelijk in de praktijk zijn getest én voldoen aan de implementatie eisen;

Een gestandaardiseerde manier van werken waarbij afwijkingen in de toekomst meteen zichtbaar zijn en kunnen worden opgelost.

Wil je meer weten over Lean en de Omgevingswet of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je meer leren over hoe je Lean kan inzetten bij de invoering van de nieuwe Omgevingswet? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen.